El costo oculto del retrabajo: Cuando revisas lo mal hecho

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Seguro que al leer el título, piensas que hablaré del costo del retrabajo, cuando es a ti a quien le toca retrabajar, producto de cualquier causa. Pero no, en este caso me refiero a escenarios particulares de retrabajo, que originalmente no planeaba tener, y que me motivaron a escribir esto.

Cuando trabajas un proyecto o iniciativa, en el que hay más de un colaborador o jugador en el equipo, es normal que esperes que el otro procure o produzca algo. Puede ser un documento base, o multimedia (imagen, video, etc.), o incluso, una herramienta. En el plan del proyecto, tienes que trabajar con ese producto o entregable. Si sale bien, el otro colaborador hizo su trabajo según el plan. Según TU plan, muy sencillo.

¿Pero qué pasa si el entregable o producto, queda mal? Si, la solución es que el otro colaborador lo debe corregir, pero hay un paso intermedio, que es que tú debes revisarlo y criticarlo. Se puede volver un gran problema, si lo que te producen, queda constantemente con poca calidad. Si con frecuencia no cumple con las especificaciones (tuyas, o del cliente), encima del retrabajo del colaborador, está el tuyo: retrabajo por revisar y orientar sobre lo mal hecho.

Es algo que recientemente me ha pasado en al menos 4 proyectos, de una u otra manera. La mejor manera de evitar estos retrabajos, es definiendo desde un principio, tus especificaciones y requerimientos de manera muy clara. Y lo digo como recomendación en base a mi experiencia, pues cuando hacía de Project Manager, mis documentos de requerimientos eran muy completos (según el desarrollador que los recibía).

Pero en uno de esos 4 proyectos que te mencioné, tengo a alguien sub-subcontratado (peor, soy yo que le pago), que no ha sido capaz de seguir mis requerimientos y especificaciones. Le he dedicado horas y múltiples correos, a revisar e indicar, lo que no está como yo lo he pedido. En los otros 3 proyectos, algo distinto, pero que igual genera retrabajo: los entregables no tienen calidad, proviniendo de personas que se supone tienen criterio y dominio en su tema.

Se supone que no indicaste especificaciones de qué nivel de trabajo esperabas, porque es algo subjetivo para ti, pero que debe ser del dominio de los demás. En general, trabajo mal hecho por falta de criterio, lógica o simple proceso de revisión de su propio trabajo. No solo es el tiempo que se atrasa el proyecto, y el retrabajo que debe hacer  ese colaborador, pero también, el tiempo que debes invertir en revisar, lo que se supone no necesitaría revisión. O eso suponías al principio: Cada quien con su trabajo y bien hecho.

Entre los 4 proyectos que menciono, aprendí que el tiempo de retrabajo de mi lado, se volvió de gran volumen, y no lo planeé así. Entrar, ver, tener que hacer una lista detallada de por qué está mal, y a veces, indicar cómo estaría bien hecho, es terrible para la gestión de tu tiempo. Y en lugar de hacer lo que quisiera (como decir “Está mal y hazlo de nuevo”), te toca corregir rápido para que el retrabajo no atrase tanto el proyecto o iniciativa. En un caso, me tocó hacer el entregable de otro colaborador, algunos 3 días hábiles de trabajo.

Retrabajo-Proyectos-PBAparte de descubrir y chocar con este costo oculto del retrabajo, aprendí que impacta de maneras distintas según la composición del equipo de trabajo. En dos de los casos, compartía la responsabilidad frente al cliente, con el colaborador que produjo un mal entregable. En otros dos casos, el retrabajo fue causado por poca calidad por un suplidor del cliente (por ejemplo, una agencia), o por alguien del mismo equipo de empleados del cliente. Saber con quién vas a trabajar, y qué estén todos al mismo nivel, evita retrabajo.

He entendido que aparte de tener unos documentos de requerimientos bien explícitos y detallados (para lo que si dominas), toca igual hacer una sesión entre todos, para contar qué se espera de cada quien. Sea o no un tema que domines, pero en el cual tienes criterio o capacidad de apreciación, ayuda indicar claramente con qué nivel de calidad esperas que todos trabajen. Esto ayudará a evitar que pasen semanas, antes que alguien envíe unas fotos, un documento o suba una web, lejos de la calidad esperada. No resuelve el problema al 100%, pues igual lo que alguien entienda como “aceptable”, tal vez para los demás no lo sea.

Y con esto caigo en un punto más crítico: la calidad del equipo de colaboradores. Si te propongo que tengas sesiones, en caso que alguien no tenga criterio, lógica o capacidad de seguir instrucciones, es porque el equipo no es del todo bueno. Pero, es algo con lo que tendremos que convivir en muchos proyectos e iniciativas. Lo que si haré en lo adelante, es que al trabajar con gente que no conozco, incluiré un colchón (de tiempo de trabajo), para las sesiones explicativas y, lamentablemente, para corregir lo que hace el otro, en caso de.

No sé si esto sea un mal general, pero es algo que me ha tocado mucho recientemente. Y subestimar el retrabajo por mi revisión, me ha pesado bastante. ¿Y a ti? ¿Te toca con frecuencia revisar y corregir el trabajo de otro? ¿Siempre contemplas este retrabajo? Déjame saber con un comentario debajo.

Imágenes por ShutterStock

 

Dominicano, trabajo en marketing digital, ecommerce y redes sociales. Doy cursos y consultorías del tema en América Latina. Papá de Lua y de Kiki. Amigo de lo real y la buena vibra.

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  • Coral Del Carmen Medina Ubiera

    Coral, Dominicana también, estudiante de término de Publicidad. Descubrí sus artículos hace como media hora mientras buscaba información sobre la publicidad en las Redes Sociales, las cuales no son mi fuerte. A mi me ha tocado lo del “Retrabajo” constantemente. En cierto modo me alegra no ser la única.

    Muy buen artículo.