¿Por qué casi no acepto reuniones con gente interesada en mis servicios?

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Ni llamadas, ni propuestas detalladas. Cómo aplico filtros que me ahorran energías en interesados sin potencial.

Debo dejar claro primero, que mi contexto actual es el siguiente: los clientes llegan a mí, en un 95% de los casos; no salgo yo a buscarlos. Y soy independiente, no tengo empresa ni empleados, por lo que no tengo una estructura de costos que cubrir todos los meses. Por eso, tengo chance de filtrar interesados en mis servicios, descartando a la gran mayoría. Sin que parezca ego, el interesado me convence primero de querer cotizarle. Lo hago saber de primero, para que tal vez te identifiques con mi caso.

En esencia, me llegan 2 tipos de interesados: 1 – Gente referida por alguien de confianza (que me conoce) y gente conocida ya (por un curso, por el mundo online, etc.). 2 – Gente que no conozco, que me contacta por Dalealaweb.com, o que alguien le pasa mi correo, o peor, mi teléfono. En esencia, gente random que no conozco ni me conoce.

Con éstos últimos, que representan la gran mayoría de lo que me llega, el protocolo es sencillo: dime lo que quieres, dime cuánto tienes o te digo cuánto cuesta, y luego, según respondas, te dedico más tiempo de manera seria. – Si de entrada dicen: “¿Podemos reunirnos esta semana?”. Imposible, no sin antes saber si remotamente podrás ser mi cliente. “Quiero una asesoría para vender mis productos online”. Si no me indicas tu presupuesto, proactiva o  reactivamente, es poco probable que sepa si te puedo trabajar, y con eso, hacerte una propuesta detallada.

En otros casos, te escriben o llaman con la certeza que vas a aceptar, sin antes aclararte el beneficio de tu lado. El protocolo de “dime primero lo que ofreces”, lo debo aplicar en todo lo que me llega: consultorías, capacitaciones, oportunidades de docencia, y hasta empresas que quieren que yo pruebe sus productos. Nunca entendí por qué una responsable de marca, que no conocía, insistía en tener un skype para que ella me explique lo que hace su producto. ¿En serio?

¿Por qué he llegado a este esquema tan poco social? Porque desde que comencé a tratar con posibles clientes de mis servicios, hace 5 años, me tocó ver mucha informalidad. Mucha reunión y mucha propuesta, para nada. Mucha ilusión de mi lado chocando con la realidad de la industria. Aplico este método de no tratar a los interesados, que pudieran pagarme mucho dinero, de la manera que ellos plantea originalmente (reunirnos / envíame una propuesta), porque es mi tiempo. Y mi tiempo no está para satisfacer el bulto, falsas intenciones o bluff de la mayoría de la gente.

Al ser así, sé que choco con el método de mucha gente: que no quieren detallarte lo que quieren, ni decirte cuánto tienen, porque prefieren verte la cara, que le pases algunas ideas y que te mates haciendo una propuesta, “solo para ver qué tal”. “Mira Carlos, es que es el cliente y se merece tu trato y tiempo”. Realmente no, no es el cliente. Es peor en el tema de marketing digital, así como en cualquier trabajo no estandarizado y / o poco conocido, porque la gente te contacta sin tener una idea remota de lo que cuesta lo que te piden.

El precio / presupuesto, con lo que se descartan la mayoría

Y si, el filtro principal que utilizo es el del precio. Pues los pocos interesados sinceros que me encontré al principio, me lo hacían saber. Y luego vas viendo que todos pueden querer lo que haces, aunque no todos puedan pagarlo. Hay interesados que te pueden pagar un precio que consideras cómodo, y otros, que tienen apenas llegan al 25% de tu tarifa. También, hay algo de temor en el sector para dejar saber lo que cobras, o más aún, para que el cliente diga cuánto tiene para pagar, pero yo me encargo de afrontarlo en el primer momento. Después de todo, es un trabajo remunerado, no debería haber vergüenza con el tema económico.

Reconozco que el tema no es tan blanco y negro, y que los clientes que tengo ahora, todos referidos de una u otra manera, se le dedicó su tiempo de reunión previa y/o propuesta detallada, antes de hablar de precio final. Pero ya había algo de confianza, que me daba a entender que se merecían dedicarle el tiempo. Con esto quiero decir que tal vez mi filtro no me esté sirviendo para captar al cliente ideal, pero si me está sirviendo para descartar rápido, los que no van a funcionar.

Con el tiempo, he ido ajustando los formularios del blog, en especial el de No-aceptar-reuniones-clientes-sin-potencialconsultorías, para que el que me escriba, tenga que indicarme su presupuesto y servicio deseado. Justo esta semana entendí, que no podía dejar un monto mínimo,como fijo en el formulario. La gente no cambiaba el campo y luego ves que no tienen el presupuesto. También hay gente que se descarta al no responder el primer correo que les escribo (que cada vez es más corto), y otros que luego veo, mintieron evidentemente con el tema de su presupuesto, o con el tipo de solución que buscaban (consultor, agencia, empleado, etc.). Cada vez debo mejorar más mis filtros.

También, según el tipo de servicio que solicitan, aplico métodos distintos. Si piden algo menudo y bien estandarizado, les pregunto el presupuesto, y si pasan esa prueba, les respondo por correo con 3-4 párrafos y un costo. Con eso, no le dedico más de dos correos a alguien que no me deja saber si me puede contratar.

Si es un proyecto un poco más complejo, más de asesoría y entregables en más de un mes, le hago una propuesta y hasta me reúno por teléfono, para entendernos mejor. Pero antes, me confirman que tienen un presupuesto estimado, en el rango de lo que mi proyecto puede costar. Le doy el chance de detenerme, si no podrán contratarme. Con la mayoría de empresas, que manejan presupuestos claros, funciona.

Chocando con la tradición de reunirnos y complacer a todos versus disfrutar mi tiempo

Sé que a muchos les parecerá muy crudo, que evite claramente la reunión, sin antes hablar de dinero, pero es mi tiempo, el cual produce ese estilo. Al filtrarlos con temas de presupuesto y otros recursos del proyecto, en esencia, descarto a interesados que:

  • No le gustan los correos (escribirlos ni leerlos).
  • No tienen el dinero para el proyecto que piden.
  • No están listos en otros aspectos (estrategias, personal).
  • No están comprometidos, y como no les pesa pedir una propuesta o brindarte un café en su oficina…

Con el escenario con el que más choco, es con aquellos que de entrada te piden una reunión. Es algo que requiere mucho tacto. Con algunos me manejo y les hago entender por qué por  correo es  mejor, y que es un tema de valor del tiempo de ambos lados. Otros, simplemente te dicen a la franca: “es más fácil si nos reunimos”. Confieso que hubo alguien, que dijo que si, que tenía el presupuesto que yo pedía (“sujeto a resultados”, ajá), pero que no aceptaba contratar a alguien sin reunirse. E insistía en reunirnos, para darme especificaciones de lo que quería (para con eso cotizar), siendo cosas que se pueden resumir en correo. Luego, la persona que me la envió me dijo: “dudaba que llegaran a un acuerdo, pues es un cliente complicado”.

Es un tema de mi tiempo, que prefiero usarlo tomando un café con algún amigo de trabajo, versus con alguien con el que todavía no tengo esa confianza. Es mi tiempo que prefiero usarlo escribiendo un post en Dalealaweb, y no preparando una propuesta solo para satisfacer la curiosidad o indecisión de alguien.

Repito, es algo que me permito en mi contexto actual, y por lo visto funciona. Si pudiera recomendarte algo como mi aprendizaje de esto, sería que: te prepares preguntas calificatorias (incluyendo el precio, si es el motivo de espanto de la mayoría), prepara plantillas (de correos, de propuestas) para tus servicios más requeridos y decide cuándo si aceptarías dedicarle más tiempo a un interesado. En mi caso, yo lo hago cuando tengo algo “preaprobado” o cuando ya hay confianza de ambos lados.

Si te pasa algo similar y usas este u otro esquema, te agradeceré si lo compartes con todos, en los comentarios debajo.

Imágenes por ShutterStock.

Dominicano, trabajo en marketing digital, ecommerce y redes sociales. Doy cursos y consultorías del tema en América Latina. Papá de Lua y de Kiki. Amigo de lo real y la buena vibra.

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  • MrPichón

    Me encantó y uso tus filtros de una forma u otra.
    Un adicional es cuando quieren mantener toda la comunicación formal/de trabajo vía whatsapp. Para mi es un pie afuera de inmediato.

    MrPichón.

    • carlosllub

      Gracias Mister por comentar. Si supieras que mail versus whatsapp para cosas de trabajo, era el otro posible tema de esta semana. También alguien me comentó de otro tema futuro: ofrecer qué haré y por qué, versus hacer una propuesta o pitch, con riesgo que no te contraten y te roben la idea.

      • MrPichón

        ¡Ese tema ta buenísimo!

    • Darwin Winston Santos Arismend

      Estoy de acuerdo. Whatsapp es una herramienta util pero debe usarse luego de ya tener un proyecto caminando y hasta cierto punto generando ingresos, de lo contrario es un indicador de un cliente malo.

  • Darwin Winston Santos Arismend

    Excelente. Tengo filtros similares e incluso mas estrictos, el mercado digital esta sumamente devaluado, sin embargo es el mas caro, ya que no compras y revendes articulos, inviertes tiempo y tratas de capitalizarlo con un equivalente en efectivo que en realidad nunca recuperarás. Esto se vuelve mas complicado aún cuando tienes más pericia, experiencia + horas hombre/trabajo, son aún mas dificiles de justificar en nuestro mercado dominicano y la mayoria se queja de los precios. Adelante y gracias por este tremendo articulo.

  • Lucelly Soriano

    Realmente es raro encontrar a alguien tan sincero desde un principio, mas en un pais donde se vive del BAM (Bulto, allante y movimiento), pero me queda una duda, si estamos hablando de profesionales de marketing aqui, a donde quedan parados los conceptos de servicio al cliente y relaciones humanas??? Estoy un poco confundida de como armonizar el asunto de valorar mi tiempo y el trato a la otra persona… Como te funciona ti?

    • carlosllub

      Hola, es que yo no considero poco humano o descortés, pedir que en vez de llamarme o escribirme por whatsapp o invitarme a una reunión, mejor dime lo que quieres por correo. Siempre hago ver, que es lo más beneficioso para el tiempo de ambos lados. Si no acepta ese método, no será mi cliente, en un contexto, en el que ahora mismo, ellos llegan a mí.

  • Excelente @carlosllub:disqus me identifico totalmente. De hecho tu modus operandi es muy similar al mío.

    Sin embargo, tengo que anotar que este comportamiento no solo es cuando esa persona es cliente, sino también cuando es proveedor.

    Lo que trato de decirte es que como cliente o como proveedor tu eres excepción. Esas personas se comportan asi cuando compran y también cuando venden.

    Hace unas semanas escribía este tweet:
    https://twitter.com/melvynperez/status/763390306876329985

    Estaba buscando servicios contables, y aunque tengo contadores en mi familia directa y entre amigos cercanos, quiero a alguien que no sea de mi confianza personal, solo profesional.

    Escribí un correo detalladisimo y busqué en internet a ver si encontraba un proveedor. El primero pidió hacer una llamada; descarté y pasé al segundo, el cual también pidió llamada para coordinar reunión; descarté y el que seguía también pidió llamada; el otro otro entregaría cotización en reunión personal y 2 mas no respondieron correo. Asi que nada, descarté 6. Mientras tanto, tendré que conformarme con mi padrastro, mi cuñada o un cliente.

    • carlosllub

      Gracias. Confieso que me reí cuando leí tu “detalladísimo”. Ah, y mi contable también es de reunirse, pero resuelve lo esencial por correo (lee, responde y manda anexos).

      • Le dije hasta cuantas facturas emitimos en promedio mensualmente, monto de facturación, cantidad de clientes, cantidad de empleados, etc.

        Quería que no tuvieran excusas ni preguntas. Pero igual, ellos querían hablar por teléono.

  • Grau

    Si y no… las reuniones tienen un toque sicológico importante, cuando alguien quiere verme lo que si trato es de que sea el cliente el que venga a mi, porque ya no es solo mi tiempo, es mi dinero, pero para mi ver la cara, ver a los ojos, hacer un buen chiste, romper el hielo, ha sido la clave de realizar muchos proyectos cheveres, unos con más importancia que otros, asimismo, unos más exitosos que otros, pero al final, tengo una lista de clientes que todos acuden a mi, siempre, con poco o con mucho, porque les brindé la confianza que ellos esperaban.

    Si en mi propio entorno me voy a manejar jugando al escondido, quizás mejor lo hago en otro mercado con una visión más amplia y educada de lo que es trabajar de manera “remota”

    Hay cosas que entiendo que si, otras que no

    • carlosllub

      Gracias, respeto tu punto. Semejante trato si reservo a los que llegan bien referidos, ya me han tratado antes, etc.

  • Víctor Guillén

    Interesante, te recomiendo el libro Breaking The Time Barrier, que es gratis por cierto.

  • ? Estoy totalmente de acuerdo contigo @carlosllub:disqus. La esencia de tu artículo me recuerda a un video que vi donde se comparaba el trabajo de un developer con otras carreras como arquitectura, gastronomía, fitness coach, etc… En dicho video se le preguntaba al arquitecto/chef/coach si podían hacer un presupuesto detallado basado en las necesidades del cliente tras haberse reunido con ellos. Y sorpresa nadie quiere hacer eso de gratis.

    En fin, esa es una estrategia que suelo utilizar para evitar perder mi tiempo y el ajeno. El tiempo de uno tiene precio. Y hay muchos clientes que no tiene idea de lo que quieren, no tienen los recursos en ningún sentido, no solo económicamente.

  • Andres Pineda

    Muy buen post. Lo acabo de leer y me siento completamente identificado con lo que dices. El tiempo es el recurso mas valioso como para estar desperdiciándolo.

  • pablogaston

    Es interesante la visión de estrategia para captar clientes que tienes Carlos, sin embargo, creo que es muy acotada a un nicho de profesionales que ya tienen “algo para mostrar” o que de cierta forma, son conocidos en la industria donde trabajan. En Argentina el trato cara a cara es un diferencial de valor entre competidores, incluso cuando el dinero está. En mi caso particular, uno de mis grandes skills es justamente el PR, el trato en persona, es donde se con certeza que puedo darle una solución al potencial cliente. Desde ya, mi skill aplica en mi universo laboral, donde aún después de varios años, intento encontrar una posición reconocida dentro de la industria, es decir, es mucho más probable no ser “nadie” y enfrentar el desafío de mostrarse, que poder cortar en base a un status profesional ya cosechado.

    Si tengo que elegir cómo “perder mi tiempo” con un cliente o prospect, prefiero hacerlo cara a cara, que es el terreno donde mejor me muevo y puedo resolver inquietudes, contener (uno de los temas más sensibles de la relación cliente-proveedor), asesorar, e incluso descartar sin mayores compromisos.

    En mi caso particular, mis preferidos para filtrar son los que te dicen lo que tienes que hacer, que al final de cuentas es lo que ellos “creen saber” de nuestro trabajo 😉

    Pero al final del día, salir a la calle, despabilarme, correr los ojos de la pantalla, es lo que más valor agregado me da para enfrentar un desafío laboral…

    Saludos y muy contento de haber conocido tu web!

    • carlosllub

      Gracias Pablo, entendiste a la perfección lo que quise plantear en el artículo.

  • Juan Manuel González Robles

    Me encantó este articulo Carlos, la verdad que tengo poco tiempo trabajando como independiente y he perdido mucho tiempo con gente que no sabe lo que quiere y que me hacen gastar tiempo en propuestas para despues decir que no tienen el presupuesto, tomare todo esto en cuenta para filtrar. Gracias!

  • peter_oriolo

    Te quiero mucho. Hay que hacer una ley con esto!
    Cuando puedas nos reunimos… Jajaja.

    Me gustaría hacerte una pregunta, que argumentos concretos usas para rechazar una reunión? Cómo decis que no?

    Gracias 🙂

    • carlosllub

      Hola Peter, creo que lo mencioné en el post. Respondo “Mejor tratamos el tema por correo, y es más eficiente para el tiempo de ambos”. A veces le agrego “estoy muy complicado estos días” y en otras, a la franca le digo que en mi experiencia anterior no todos tienen el presupuesto, y así sabemos rápidamente si avanzamos o no con el tema (de ambos lados).

  • Muy buen Post Carlos, algo a lo estilo del “Principio de Pareto”. Si te fijas, te basa en una teoria que se creó basándose en el conocimiento empírico. Has aprendido a alejar lo que te roba tiempo y no te aporta nada, algo muy necesario para evitar aquellos que hacen que tu tiempo lo puedas aprovechar mejor. Buenas palabras de un emprendedor. 😉