Cómo promover online tu congreso, expo, seminario o diplomado – 11 ideas

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Para tu evento de formación: Ideas y recomendaciones de promoción en digital o redes sociales

Como docente y conferencista internacional, he participado ya en una buena cantidad de eventos de formación como congresos, seminarios y diplomados. Como todos han tenido que ver con temas de marketing y negocios en internet y redes sociales, al principio me chocaba cómo lo mayoría de estos congresos y cursos, fallaban en temas de promoción en canales digitales. Mucha casa de herrero en cuchillo de palo.

Luego, ya en mi tercer año de experiencia en la industria de charlas y congresos, entendí que quien organiza el evento, o quien coordina la maestría o diplomado, tenía cientos de cosas que mirar en temas de comercialización y logística, y que la promoción del congreso o curso en digital, ni era su fuerte ni su prioridad.

Por eso, y reconociendo que si estás leyendo esto, es porque organizas un evento de formación, local o internacional y deseas hacerle buena promoción en web y redes sociales, te paso debajo 11 ideas para tener una promoción online efectiva de tu congreso, seminario, expo, curso o diplomado:

Del 1 al 11: Cómo promover en digital tu congreso o curso

1 – Comenzando: define tu estrategia de mercadeo o comunicación

Se supone que ya en este punto, tienes definida la estrategia general de tu congreso o curso: el formato, la temática y el tipo de speakers o docentes que deseas tener. Con eso, se supone que lograste definir el perfil de tu cliente objetivo (casi siempre es más de uno, igual hay que definirlos). También, tu propuesta de valor y cómo quieres que se perciba tu mensaje, que se traduzca en asistentes al evento de formación.

Cuando tengas esto, tienes que adaptarlo al entorno digital. Esto es, ¿en cuáles redes sociales o plataformas digitales, puedo encontrar a mi audiencia objetivo? ¿Cuáles serán los contenidos, en texto, imagen o hasta video, que los motivarán a apuntarse al congreso o curso? ¿Cómo quiero que se pongan en contacto conmigo, o que formalicen su participación, a nivel online?

2 – El plan de contenidos digitales en tu evento

En casi todos los congresos y cursos que he participado como ponente, principalmente a nivel internacional, he visto que fallan en este punto. El plan de contenidos se refiere más que nada, al tipo de cosas que publicarás en Facebook, Twitter e Instagram.

La idea es, publicar con cierta constancia (sin saturar), contenidos que le anticipen a los fans / seguidores de tu cuenta, que el evento será algo grandioso, y que hay que apurarse en completar el registro. Para esto, recomiendo que quien haga de Community Manager en esta etapa, se asegure de diseñar un plan de contenidos que incluya 2 cosas principalmente:

  • Promover-congreso-seminario-estrategia-contenidos-redes-socialesContenido producido por el conferencista o docente. Puede ser un video invitando a los usuarios, o de ponencias o debates anteriores. O puede ser un webinar o streaming algo más extendido, una foto o reportaje con su biografía o alguna entrevista. También, algo que creo es muy efectivo, si aplica, es compartir artículos de su página o blog, para que la audiencia sepa con qué nivel de experiencia o conocimiento, irá ese ponente. Confieso que esto último hace que sea fácil promoverme, para un evento internacional. Funciona muy bien si ya conocen al ponente, y si no es el caso, resulta indispensable para dar a conocer al speaker o docente, previo al evento.
  • Testimonios y elementos de confianza de algún tipo. Si el evento se ha producido anteriormente, puedes compartir testimoniales de asistentes, demostrando que otros tuvieron buena apreciación del evento. Puede ser ésto, o resultados de alguna encuesta que hayas realizado. Si es la primera vez que lo produces, trata de conseguir entonces testimonios relacionados a los ponentes. Créeme, la gente reacciona mucho mejor y se convence, cuando ve a personas similares, valorando un evento o conferencista, versus cuando la apreciación la hace el mismo organizador o speaker.

Aparte de esto, puedes complementar con avisos sobre el registro, dinámicas de vinculación, noticias o notas sobre la temática del evento, y en mucho menor nivel, avisos sobre los patrocinadores. Puedes ver mis ideas generales de contenidos en redes sociales, si necesitas inspiración.

3 – Sitio web: Información y persuasión

Si aspiras a una promoción seria de tu congreso, seminario o curso, anticipando que muchos verán la información del mismo, pero no todos se apuntarán, debes mostrar su información en un sitio web. Solo así aseguras que podrás: – Dirigir el tráfico de interesados, desde muchos canales digitales a un portal unificado. – Mostrar todo el detalle del programa, ponentes, costos y proceso de inscripción. – Tener un canal más formal de contacto (versus esperar mensajes privados por Facebook, Whatsapp, etc.).

¿Qué debe tener el sitio web de mi congreso, seminario, curso o diplomado? Lo que ya te imaginas: contenidos en el programa, detalles logísticos como fecha, lugar, costo y los nombres del o los ponentes. Pero además, debería tener: una biografía más profunda del o los ponentes, esa que te dice realmente qué ha hecho (aparte de dedicarse a dar cursos y charlas), y por qué, en teoría, aprenderás mucho con él o ella. También, los mismos testimonios que conseguiste para redes sociales (en formato texto, o muestras directo si es de redes sociales, preferible), aquí ratifican la confianza, y aseguran al interesado, que tus ponentes realmente son buenos.

Por último, trabajar la persuasión. Piensa en agregar textos y frases, justo antes de los botones de contacto o completar formulario, que le expliquen al usuario, por qué debería registrarse a este evento. Debajo un ejemplo en un formato de evento en el que participo:

Ejemplo-Sitio-Web-Congreso-Redes-Sociales

Y en otro, se usaban botones con contrastes llamativos y textos muy persuasivos:

Ejemplo-Sitio-Web-Congreso-Promocion

Ejemplo-Sitio-Web-Seminario-Promocion

4 – eCommerce, streaming o al menos asegura los registros desde tu web

Si vas a tener a tu usuario objetivo, mirando la información de tu evento, ¿cómo deseas que se apunte? ¿Llamándote por teléfono, o enviándote un correo? Pónsela más fácil, y cuelga en prácticamente todas las páginas de tu sitio web, un botón que lance un formulario, para que los usuarios interesados, dejen sus datos. Luego decides si los contactas por teléfono, whatsapp, email, etc.

Esto es lo mínimo que debe tener tu sitio web: la capacidad de convertir ahí mismo, los interesados, en pre-registros para tu congreso o seminario.

Si tu audiencia es un poco más digital, y quieres aprovechar “en caliente” al usuario interesado, puedes tener una especie de ecommerce, y vender y cobrar el acceso a tu congreso o curso de manera online. Puedes apoyarte en herramientas como Gumroad o Selz, que son plataformas especializadas en ventas de productos online, incluyendo acceso a eventos. Yo, por ejemplo, para cursos que organizo en mi ciudad, cobro con un plugin de Paypal, que me funciona muy bien, o puedes irte por el tradicional EventBrite.

Algo que ya he visto en algunos eventos, es que cuando haces un evento nacional, en un país con gran extensión geográfica, o un evento con conferencistas con real popularidad internacional, es que hay interés de algunos usuarios, de asistir virtualmente. La idea de vender un streaming o acceso virtual, del lado del organizador, es: si ya voy a montar el evento, y a contratar a los conferencistas, puedo desarrollar una fuente de negocios adicional con la misma sinergia. Como speaker, aprecio esta oportunidad, de poder llegarle a una audiencia más grande que la que estoy viendo de frente.

Para transmitir, puedes usar herramientas como GoToWebinar o MediaStre.am, si quieres hacer algo más sofisticado, o, con menos costos, controlando el acceso a un streaming privado, por YouTube. A eso le sumas el costo del equipo de video, si es un congreso; algo que no necesitas para un curso o maestría, donde solo tienes que presentar las diapositivas del material.

5 – Promoción de parte de los speakers o docentes

Promocion-conferencistas-congreso-cursoSea para eventos con ponentes locales, o con internacionales que tienen audiencia en tu país, debes apoyarte en la promoción que ellos mismos te puedan dar. Asegúrate que el ponente lo comunique al menos 2 veces, en sus redes sociales. Si tiene un blog o sitio web, y allí coloca un banner del evento y /o un artículo avisando del mismo, pues mucho mejor. Es una práctica que siempre hago, como un modo de conectar el interés que tenga algún lector, en verme en un próximo evento.

La idea es que en la medida de lo posible, el ponente ayude con la promoción del evento, y así, logra una mayor audiencia para su curso o charla (que siempre es bueno), y de paso, ayuda al negocio que lo está contratando.

6 – Promoción del lado de prensa y medios digitales

Como parte de tu plan de comunicación y relaciones públicas, asegúrate de tener en prensa digital, buena visibilidad sobre tu congreso, expo, seminario o curso, ANTES del evento. Muchos organizadores se equivocan en enfocarse en invitarlos al evento, y esperar la nota publicada, cuando ya pasó el momentum de promoción.

La idea es que reseñen tu evento en medios digitales, de manera general o con entrevista a alguno de los ponentes, y con esto incentivar a que los interesados se animen a completar su registro. Aparte de la prensa general, asegúrate de tener como aliados, a los medios, blogueros y figuras especializadas en el tópico de tu evento. Aquí te enseño cómo identificar estas figuras , y cómo abordarlos.

A veces te cuesta regalarles la entrada, pautar en su medio, o hacer algún intercambio de patrocinios. Dejo en tus manos el cálculo de cómo te sale rentable.

7 – Invierte en publicidad digital pagada

Si quieres que tu mensaje realmente llegue lejos en redes sociales y medios digitales, tendrás que recurrir a los anuncios online. Estoy muy confiado al decirte, por experiencia, que será una opción mucho más eficiente, para llegarle a miles de usuarios potenciales.

Sea con algo sencillo en Facebook o publicidad en Instagram, puedes promover tu congreso o diplomado, en un audiencia online según sus intereses, medios o figuras que sigue, profesión o tipo de industria, y mucho más.

Publicidad-para-congreso-seminarioTambién puedes probar con otro tipo de redes como Twitter Ads (le llego a usuarios según qué tuitean o a quiénes siguen), o LinkedIn Ads (más costosos pero mucho mayor calidad por segmentación profesional). Si quiero gran exposición, considerar Google Adwords Display, con segmentación de Retargeting y por palabras claves, muy bien segmentadas.

Si comercializas un curso o programa profesional especializado, o un evento que en general, tenga un período de registro de más de 2 meses, puedes probar con anuncios en buscadores online de Google. Digo esto, porque puedes mostrar tu anuncio al que de por sí está buscando cursos, diplomados, postgrados, etc., de tu temática, aunque el volumen de interesados diarios, no sea tan alto (te lo digo por experiencia).

8 – Email Marketing con un boletín o newsletter

Ya sea de ediciones anteriores de tu evento, de otros congresos o cursos que hayas realizado, o de egresados de algunas carreras (si organizas desde una universidad), puedes crear una base de direcciones de emails, a los que les vas a enviar 2-3 correos, avisándoles sobre tu curso, maestría, seminario o congreso. Puedes apoyarte en herramientas como Mailchimp, Doppler o Benchmark. Esto es lo más básico.

Lo más avanzado y coherente, es que desde que tengas una web con una idea remota del evento, comiences a pedir correos electrónicos de interesados. Luego, cuando tengas más detalles del mismo, le avisas sobre el programa completo. Puedes incluso ofrecer un descuento especial por haber dado sus correos y ser los primeros en enterarse.

9 – Que no se te olvide la atención al usuario

Se supone que la idea de leer este artículo, es que aprendas y apliques estas técnicas, y que con eso, tu congreso o programa de formación obtenga mayor visibilidad en internet. Pero, con esto, viene un incremento de comentarios y consultas de posibles usuarios interesados, que alguien debe responder.

He visto con mucho pesar, como en congresos internacionales en los que me voy a presentar, que se demoran varios días en responder las dudas de los usuarios en redes como Facebook o Twitter. No quiero imaginarme lo que pasa por correo.

La idea es que te asegures, que tu Community Manager, tendrá la capacidad y disponibilidad, de responder rápidamente las preguntas que tengan los usuarios, ya que esto, se traduce normalmente en registros a tu evento. Encima que va creando una buena experiencia entre los usuarios interesados.

10 – Organiza dinámicas de vinculación que sean agradables y efectivas

Redes-Sociales-Mercadeo-CongresoComo mencioné en el punto 2, dentro de tus contenidos debes incluir algunas publicaciones que logren vincular a la audiencia objetivo, con tu marca y evento como tal. El truco está en postear mensajes que apelen a ciertos sentimientos de tu público objetivo, siempre que identifiques qué tipo de cosas le interesan. Aparte de publicaciones, otra técnica es la de animar la comunidad, regalando algo, pero esto sugiero planificarlo con mucho cuidado.

Llega un momento en la promoción de un congreso o evento en redes sociales, que los organizadores parece que se desesperan, y comienzan a regalar boletas o cupos, a cambio de menciones, me gusta, etc. Yo esto lo recomiendo para nada. Puedes ver mis consejos sobre concursos en redes sociales, para que tengas una idea de lo que si es conveniente.

Creo que es mejor, regalar descuentos, versus pases completos. Premias a un “cliente” real, versus a alguien que tal vez no compre tu producto.

11 – Complementa la exposición del ponente, con algo privado / inhouse

Esta es más bien una idea de negocios, no tanto de promoción. Lo que te sugiero es que, desde que tengas la confirmación del speaker, le ofrezcas a tus contactos grandes, la oportunidad de tener una sesión privada, con uno o más speakers. Puede ser en formato charla o bien en algo más extenso como clase o curso inhouse.

Es más rentable porque suele venderse a buen precio, y aprovecha más los costos de traslado del conferencista. Es una idea que siempre le doy a los que organizan los congresos internacionales en los que participo. También le sugiero que piensen en cursos abiertos en complemento con el congreso, pero suele ser una logística extra que no desean manejar.

Una alternativa, un poco más arriesgada pero que igual le ha funcionado al menos a un colega, es que el organizador coordine charlas o cenas VIP, donde asisten personas de varias empresas. Algo más cerrado, tipo 30-50 asistentes, que suelen ser de un perfil ejecutivo más alto.

Y bien, hasta aquí mis 11 ideas o consejos, para que desarrolles la promoción digital y en redes sociales, de tu próximo congreso, expo, seminario o curso. Espero que te sean de utilidad y me cuentes cómo te va.

Si de paso, tu evento o programa de formación, es de mercadeo o negocios, y sientes que puedo ser ponente en el mismo, me puedes escribir completando el formulario debajo.

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Recuerda que soy Conferencista Internacional, viajo desde Rep. Dominicana

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